(趣旨)

第1条　この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、本市における文書等の取扱いについて、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書等の取扱いの原則)

第2条　文書等は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、市における文書等の管理に関して、必要な調査を行い、文書等に係る事務の指導に当たるものとする。

(文書等管理者)

第5条　主管課に文書等管理者を置き、主管課長をもって充てる。

(文書等取扱主任)

第6条　主管課に文書等取扱主任を置く。

(文書等取扱主任の職務)

第7条　文書等取扱主任は、文書等管理者の命を受けて、主管課における次に掲げる事項を掌理する。

(総務部総務課の備付帳簿等)

第8条　総務部総務課(以下「総務課」という。)に、次に掲げる帳簿を置く。

(補助帳簿)

第9条　総務課長において必要と認めるときは、前条に規定する帳簿のほか、補助帳簿を置くことができる。

(帳簿の作成)

第10条　前2条に規定する帳簿は、会計年度により作成するものとする。ただし、公示令達番号簿及び議案番号簿については暦年により作成するものとする。

(記号及び番号)

第11条　次の各号に掲げる文書には、当該各号により記号及び番号を付けなければならない。

(証明関係文書の処理)

第12条　証明関係文書の処理は、すべて主管課において行うものとする。

(公示及び令達の種類)

第13条　公示及び令達の種類は、次のとおりとする。

(文書等の収受及び配布)

第14条　市に到達する文書は、総務課において収受し、次の要領により処理しなければならない。

(配布上の留意事項)

第15条　開封するなどした文書の配布については、次に掲げる事項に留意して処理しなければならない。

(配布文書等の処理)

第16条　文書等取扱主任は、配布された文書及び直接到達文書等を次の要領により、直ちに処理しなければならない。

(郵便料金未払文書等の収受)

第17条　郵便料金の不足又は未払の文書は、総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。

(執務時間外に到達する文書の処理)

第18条　執務時間外に到達する文書(直接到達文書等を除く。)は、川西市役所当直規程(昭和39年川西市訓令甲第9号)の規定に従い、すべて宿日直者において収受し、処理しなければならない。ただし、訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書と認められるものについては、収受時刻を記録すること。

(起案)

第19条　決裁を受けるべき事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁者(第3条第3号ア及びイに規定するものをいう。以下同じ。)の処理方針を確かめた後、起案するものとする。

(起案の要領)

第20条　起案は、次に掲げるところにより行わなければならない。

(回議)

第21条　起案は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(合議)

第22条　合議文書は、決裁者の決裁を得る前に関係部課に回議するものとする。

(合議文書の再回)

第23条　合議文書で、決裁後その経過を知ろうとするときは、文書管理システムにあっては決裁者の決裁後に回付する旨を表示し、起案用紙にあっては当該合議文書の合議欄に「要〇〇課再回」と表示しなければならない。

(廃案)

第24条　決裁済文書等、保存文書等及び保管文書等の廃案を必要とする場合は、当該廃案の理由を付して当該文書等を廃案とする決裁を新たに起案し、当該文書等を添えて決裁を受け、決裁後は当該文書等に「廃案」と朱書するものとする。ただし、当該文書等が文書管理システムによる場合には、朱書することを要しない。

(持回り回議)

第25条　緊急、秘密又は説明を要する文書は、処理担当者又はその上司において、決裁、決定又は承認を得、若しくは意見を調整するため、自ら持回りでこれを行うことができる。

(認印等)

第26条　文書等には、主管課長が定める処理担当者以外の認印又は承認及び閲覧程度の認印又は承認は、できる限り避けなければならない。

(総務課に合議すべき文書)

第27条　次に掲げる文書は、総務課に合議し、その文書の審査を受けなければならない。

(決裁年月日の記載)

第28条　決裁済文書等は、主管課において決裁年月日を記載し、施行又は事案の処理を完結した後に確定年月日を記載し、文書等を確定させるものとする。

(永年保存の業務に係る文書等の作成)

第29条　市内部の打合せや外部の者との折衝等を含め、永年保存の文書等に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については、文書等を作成するものとする。

(印刷室の使用)

第30条　文書等管理者は、印刷室を利用するときは、事前に総務課長に印刷室使用願(様式第2号)を提出しなければならない。

(文書等の発送)

第31条　文書等の発送は、郵送によって行う場合にあっては総務課、手渡し又は電子メール等の利用に係る送受信装置若しくはファクシミリによる文書情報の送信によって行う場合にあっては主管課においてそれぞれ行うものとする。

(所管課の郵送による発送処理)

第32条　文書等取扱主任は、文書を郵送により発送する場合は、郵送できる状態にして、指定された時刻までに総務課へ送付しなければならない。

(公印を押印する文書)

第33条　公印を押印する文書は、次の各号に掲げる範囲とする。ただし、第3号から第5号までに掲げる場合で、主管課長において特に押印する必要がないと認めるときは、公印の押印を省略することができる。

(公印の押印を省略する文書)

第34条　公印の押印を省略する文書は、次の各号に掲げる範囲とする。ただし、判断のつきにくいものについては、主管課長の責でこれを決定するものとする。

(公印の押印)

第35条　公印の押印については、川西市公印規則(昭和39年川西市規則第13号)の定めるところによる。

(文書等の管理)

第36条　市における文書等の管理は、その性質に応じて、文書管理システム又はファイリングシステムにより行うものとする。

(文書等の保存基準等)

第37条　文書等の保存基準は、法令その他別に定めのあるものを除くほか別表のとおりとする。

(文書等の保管)

第38条　文書等は、必要に応じ、主管課の職員が誰でもすぐに引き出せるようファイリングシステムにより整理し、主管課において現年度及びその翌年度保管する。

(保管用具)

第39条　文書等の保管用具は、キャビネットを使用する。

(用具)

第40条　使用する用具は、次の各号に定めるところによる。

(ファイル基準表の作成)

第41条　文書等管理者は、文書等取扱主任に対し、主管課ごとに定めるファイル基準表(以下「基準表」という。)を毎年度終了後に作成させ、主管課において保管するものとする。

(文書等の整理及び保管)

第42条　文書等は、原則としてとじ込みせず、フォルダーに収納してキャビネットに保管し、キャビネット以外の保管用具に収納している文書等については、それぞれに文書等名、発生年度及び保存年限を記入し、適した保管用具に適宜編さんし、保管するものとする。

(保管文書等の調査点検)

第43条　総務課長は、文書等に係る整理の維持向上を図るため、必要に応じて主管課の文書等の保管状況について実地調査し、適切な助言を与えることができる。

(文書等の保管及び保存)

第44条　文書等の保管は、文書等管理者において行い、文書等の保存は、総務課において行う。ただし、本庁舎以外の主管課については、当該主管課において保管及び保存する。

(保管文書等の移し換え)

第45条　保管文書等の移し換えは、毎年度終了後直ちに行う。

(保管文書等の引継ぎ)

第46条　文書等管理者は、第38条に規定する保管期間経過後、保存を要する文書等を総務課長に引き継がなければならない。ただし、本庁舎以外の主管課については、総務課の引継ぎを行わず、当該主管課において保存する。

(引継文書等の保存方法)

第47条　総務課長は、引継ぎに当たって適当と認めた引継文書等は、保存年限別及び発生年度別に整理し、保存箱書架番号を付して集中書庫へ収納し、常に閲覧に供することができるように引継文書等を整理しておかなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第48条　総務課長は、保存文書等のうち適当と認めるものについては、その文書等を撮影したマイクロフィルムをその文書等に替えて保存するものとする。

(集中書庫)

第49条　集中書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書等の廃棄)

第50条　総務課長は、保存期間を経過した文書等について、文書等管理者に対し基準表に廃棄年月日を記入又は入力させ、廃棄する。

(文書等の廃棄上の注意)

第51条　廃棄しようとする文書等で、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却する等の適当な方法により廃棄しなければならない。

(保存文書等の閲覧等)

第52条　保存文書等は、職員のほかは閲覧することができない。ただし、法令又は条例に定めのある場合はこの限りでない。

(庁外持ち出し等の禁止)

第53条　文書等は、文書等管理者の許可を得ないで庁外に持ち出し、部外者に示し、又は写させてはならない。

(委任)

第54条　この規程の施行に関し必要な事項は、総務部長が別に定める。