(趣旨)

第1条　この要綱は、川西市文書等取扱規程(平成9年川西市訓令第5号。以下「文書等取扱規程」という。)第48条第2項の規定に基づき、マイクロフィルム文書の保存の方法等に関して必要な事項を定めるものとする。

(所管)

第2条　マイクロフィルム文書事務は、総務部総務課において行う。

(撮影対象文書)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書(以下「原文書」という。)は、文書等取扱規程第3条第12号に規定する保存文書等(以下「保存文書等」という。)のうち第1類に属するものその他総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が必要と認めたものとする。ただし、法定保存文書等その他総務課長が不適当と認めるものにあつては、この限りでない。

(撮影と管理)

第4条　文書の撮影に当たつては、マイクロフィルム撮影事務をマイクロフィルム撮影業者(以下「撮影業者」という。)に委託することとし、適切な方法により効率的に行うとともに、撮影済みのフイルムは、常に整理して保存しなければならない。なお、撮影の際に使用する見出し(以下「ターゲツト」という。)の種類及び使用方法は、次のとおりとする。

(証明者及び認証者)

第5条　市にマイクロフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)及びマイクロフィルム文書認証者(以下「文書認証者」という。)を置く。

(証明及び認証)

第6条　文書証明者は、証明ターゲツトによりこれを証明しなければならない。

(原文書の廃棄)

第7条　撮影済みの原文書は、保存期間については文書等取扱規程別表に規定する第3類文書として取扱い、その保存期間の満了後に廃棄するものとする。ただし、総務課長が特に保存の必要を認めたものについては、この限りでない。

(定期検査)

第8条　撮影済みのフイルムは6か月以内に1度、その後は2年ごとに抽出して検査を行うものとする。

(再撮影等)

第9条　総務課長は、前条第1項に規定する検査の結果、フイルムの破損、汚損等を発見したときは、再撮影又は再製等の措置を講じなければならない。

(閲覧及び複写)

第10条　フイルムの閲覧又は複写を必要とするときは、総務課長にその旨を申し出なければならない。

(補則)

第11条　この要綱に定めるもののほか必要な事項は、総務課長が別に定める。