○川西市議会個人情報の安全管理措置に関する取扱規程
令和7年3月28日
議会規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、川西市議会個人情報の保護に関する条例(令和5年川西市条例第14号。以下「条例」という。)第9条第1項の規定に基づく保有個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25法律第27号)第2条第8項において規定する特定個人情報を除く。以下同じ。)の安全管理のために必要かつ適切な措置について定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の定義は、条例で使用する用語の例による。
(総括責任者)
第3条 保有個人情報の適正な取扱いに係る重要事項を決定し、実施機関(川西市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年川西市条例第42号)第2条第1号に規定する実施機関をいう。)との調整を行うため、議会事務局(以下「事務局」という。)に総括責任者を置く。
2 総括責任者は、事務局長をもって充てる。
(管理責任者)
第4条 保有個人情報の安全かつ適正な管理を行うため、事務局に個人情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 管理責任者は、主幹をもって充てる。
3 管理責任者は、事務局の職員(以下「職員」という。)がこの規程を遵守するよう必要な措置を講ずるものとする。
4 管理責任者は、保有個人情報を取り扱う者(以下「保有個人情報取扱者」という。)を指名し、保有個人情報取扱者の役割を指定し、保有個人情報取扱者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
5 管理責任者は、次に掲げる体制を整備するものとする。
(1) 保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の報告、連絡及び対応に係る体制
(2) 保有個人情報取扱者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合における報告、連絡及び対応に係る体制
(保有個人情報取扱者の責務)
第5条 保有個人情報取扱者は、条例の趣旨にのっとり、関係法令等の規定及び管理責任者等の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報事務における保有個人情報の適正な取扱いを確保するため、事務局に監査責任者を置く。
2 監査責任者は、事務局の副主幹又はこれと同等の職にある者をもって充てる。ただし、副主幹又はこれと同等の職にある者がいない場合は、直近下位の者をもって充てる。
(教育研修)
第7条 管理責任者は、職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(アクセスの制限)
第8条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報を閲覧、取得又は利用する権限を有する者を、当該保有個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために必要最小限の範囲の保有個人情報取扱者に限定しなければならない。
2 前項に規定する権限を付与されていない職員は、当該保有個人情報を閲覧、取得、又は利用してはならない。
3 保有個人情報取扱者は、第1項に規定する権限を付与された場合であっても、当該保有個人情報へのアクセスは必要最小限としなければならず、業務上の目的以外の目的で当該保有個人情報を閲覧、取得又は利用してはならない。
(複製等の制限)
第9条 管理責任者は、保有個人情報取扱者が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、保有個人情報取扱者は、管理責任者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第10条 保有個人情報取扱者は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、管理責任者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第11条 保有個人情報取扱者は、管理責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を施錠可能な場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管等の当該保有個人情報の情報漏えい等を防止するための措置を講じるものとする。
(誤送付等の防止)
第12条 保有個人情報取扱者は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報の機密性等その内容に応じ、パスワードの設定、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第13条 保有個人情報取扱者は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(再委託を含む。)には、保有個人情報取扱者等による立会い又は委託を受けた者から写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を受け取ることその他適切な方法により、当該消去又は廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第14条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録する。
(外的環境の把握)
第15条 管理責任者は、保有個人情報が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、当該保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(保有個人情報の提供)
第16条 管理責任者は、条例第12条第2項第3号の規定に基づき保有個人情報を提供する場合には、条例第13条の規定の基づき、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 当該提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について当該提供先との間で書面を取り交わすこと。
(2) 当該提供先への安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、当該提供前又は随時に実地調査等を行い、当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずること。
2 管理責任者は、条例第12条第2項第4号の規定に基づき、保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、条例第13条の規定の基づき、前項各号に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第17条 管理責任者は、保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託をする場合には、委託を受ける者において、市議会が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認するものとする。
2 管理責任者は、前項の委託をする場合は、委託を受けた者との契約書に、保有個人情報の取扱いに関する特記事項を規定するとともに、委託を受けた者において、市議会が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
3 管理責任者は、保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合は、委託をする業務において取り扱う保有個人情報の適切な安全管理措置が講じられることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
4 管理責任者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
(委託する場合の措置)
第18条 管理責任者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じなければならない。
(事案の報告及び再発防止措置)
第19条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、特定の職員又は委託を受けた者(再委託を含む。)が条例その他関連する法令等の定めに違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案又は事案の発生のおそれを認識した職員又は委託を受けた者は、直ちに当該保有個人情報を管理する管理責任者に報告しなければならない。
2 管理責任者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。この場合において、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 管理責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括責任者は、前項ただし書の規定による報告を受けた場合には、当該事案の内容、経緯、被害状況等を議長に速やかに報告しなければならない。
5 管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第21条 総括責任者は、条例第11条の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(点検)
第23条 管理責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第24条 総括責任者又は管理責任者は、点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。
(補則)
第25条 この規程の施行に関し必要な事項は、議長が別に定める。
付則
この規程は、公布の日から施行する。